Privacy Policy

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Notice: This Privacy Policy may be updated from time to time. We will provide reasonable notice of material changes, and your continued use of the Services constitutes acceptance of the updated version. Prior versions have been archived and are available on the site for your convenience.

This Privacy Policy describes how SkillsWave Corporation and its subsidiary SkillsWave LLC (together, “SkillsWave”, “we”, “us” or “our”) collect, use, disclose and protect personal information in connection with your use of our public website, cloud-hosted software, applicant recruitment services, and related offerings (collectively, the “Services”)

For purposes of this Privacy Policy, the term “Services” refers solely to SkillsWave’s products, platform, website, and related offerings as they relate to the collection, use, and processing of your personal information. This definition is distinct from, and does not modify, any definition of “Services” that may be defined in SkillsWave’s Employer Terms of Service, SkillsWave Learner Terms of Use, SkillsWave Learning Provider Terms, or any other SkillsWave or SkillsWave sub-contractor agreement. Where you access this Privacy Policy by way of a link from another agreement, the definition of “Services” in that agreement applies solely to your contractual relationship with that entity and solely in the context of that agreement. For clarity, references to “Services” in this Privacy Policy describes how SkillsWave processes personal information in the systems SkillsWave controls. This Privacy Policy does not expand or alter any rights, obligations, or service descriptions contained in any other agreement.

By interacting with SkillsWave in any capacity – including accessing our Services, visiting our website, submitting inquiries, registering for events or applying for a job – you acknowledge that you have read and understand this Privacy Policy. If you do not agree with any part of this Privacy Policy, please do not use the Services or otherwise share personal information with us.

“Learning Provider” means a third-party entity, contracted by SkillsWave, that from time to time advertised their courses and programs for purchase in the SkillsWave platform or Services.

“Sponsoring Organization” refers to any entity that contracts with SkillsWave to provide access to SkillsWave platform to centrally manage learning benefit programs on behalf of individuals. This may include your employer, a professional or industry association, or their authorized affiliates.

1. APPLICATION OF THIS PRIVACY POLICY

This policy applies to:

Individuals who interact with our Services as learners, employer or association representatives, or Learning Providers;
Individuals we engage with and collect contact information from at events, conferences, or webinars
Individuals whose information we obtain from publicly available sources or third-party platforms for business prospecting, marketing or recruiting purposes
Individuals who participate in SkillsWave product surveys or research studies
Individuals who apply for jobs or submit applications for employment with SkillsWave.
Individuals and representatives of Sponsoring Organizations that access and/or make purchases through the SkillsWave platform
Resellers, channel partners, and their representatives that market or resell the SkillsWave platform or Services
Individuals who visit or interact with SkillsWave websites, marketing pages, or online or communications

This policy is designed to comply with applicable privacy and data protection laws in the jurisdictions of Canada and United States.

In this Privacy Policy, “personal information” (also referred to as “personal data” under some laws) means any information that identifies, relates to, or could reasonably be linked with an identifiable individual. This may include, for example, your name, email address, contact details, account information, device identifiers, or interactions with our SkillsWave platform when linked to your profile.

The definition of personal information may vary depending on your location and the laws that apply. This Privacy Policy is intended to cover all forms of personal information SkillsWave collects, uses, or shares under applicable privacy laws.

2. WHO WE ARE

SkillsWave includes:

SkillsWave Corporation, federally incorporated in Canada; and
SkillsWave LLC, organized under the laws of Maryland, USA.

Unless otherwise stated in a written agreement, the entity responsible for processing your information and entering into contracts is SkillsWave Corporation. In certain cases, SkillsWave LLC may serve as the responsible entity where expressly designated in a direct agreement. Determination of the applicable entity may also depend on jurisdictional, contractual, or operational considerations, such as location of your employer or Learning Provider.

Role of a Sponsoring Organization

In this Policy, your use of the SkillsWave software is controlled by the terms of the Sponsoring Organization and SkillsWave. If you belong to more than one Sponsoring Organization at any given time, your use of the SkillsWave platform shall be controlled by terms of SkillsWave and the Sponsoring Organization applicable at the time you are using the platform.

Our Role as Data Controller

As a data controller, SkillsWave is responsible for determining how and why your personal information is processed and for ensuring that such processing within systems controlled by SkillsWave complies with applicable privacy laws.

SkillsWave acts as a data controller in the following situations:

When you are an administrator of a SkillsWave workspace account
When you submit an inquiry or interact with our website, chat or contact forms
When you provide contact information with us directly at events or through marketing outreach
When you apply for jobs or send us information as part of a recruitment process
When we obtain your information through referrals, social media, or publicly available sources)
When you participate in our product surveys or research studies
When you make a purchase through the SkillsWave platform using a personal or corporate credit card or other banking details
When you are a representative of an organization engaged in contract negotiations with SkillsWave for Services, including Sponsoring Organizations, Learning Providers, and other SkillsWave subcontractors as applicable

In these cases, we decide how your data is used and with whom it is shared in accordance with this Privacy Policy.

Our Role as a Data Processor

A data processor acts on behalf of another organization (the data controller) and only processes personal information according to that organization’s instructions and under contract.

In limited cases, SkillsWave may act as a data processor – such as when a Sponsoring Organization or a Learning Provider shares or instructs SkillsWave to process that individual’s personal information. For example:

When you are added to a SkillsWave workspace as a user (a learner, approver or subsequent administrator) by your Sponsoring Organization primary administrator
When you are added as a Learning Provider administrator in a SkillsWave workspace
When you add information into SkillsWave that may be specific to the Learning Provider’s course/program registration process
When a Learning Provider shares with SkillsWave the learner’s enrolment and completion data for a course they have joined to fulfill SkillsWave’s reporting obligations with that learner’s Sponsoring Organization.
When a Sponsoring Organization uploads additional data within its administrative SkillsWave workspace, directing SkillsWave to perform additional administrative processing tasks such as assigning roles within the workspace.

In these scenarios, we only use the personal information as instructed by the controller and in accordance with our data processing agreements. The controller’s privacy policy would apply to this information and SkillsWave would require instructions and authorization from the controller before any action is taken on the information, including addressing privacy rights to that personal information.

Learner Data Management by SkillsWave

Through Sponsoring Organization

If you access our Services through a Sponsoring Organization as an employee or an association member, that organization will act as a primary administrator of your learning benefit program. SkillsWave remains the data controller of SkillsWave learner platform account and interactions, while the Sponsoring Organization acts as data controller for certain information it provides to us or receives from us.

We share limited information – such as your enrolment status and course completion status – with your Sponsoring Organization, as necessary to support the administration of your specific learning benefit. Your Sponsoring Organization will have visibility of your account information, including Program requests, approvals, rejections, withdrawals, and learning benefit balances in order to administer and report on their learning benefit program.

For questions on your learning benefit eligibility, coverage, or data handling by your Sponsoring Organization, please contact your Sponsoring Organization directly. For questions about your SkillsWave account or this Privacy Policy, you may contact us at anytime as provided below.

Through Government or Public Agency

A government agency or public body may also act as an independent data controller, if such third-party organization is engaged in funding and/or research studies directly with you or directly with your Sponsoring Organization for a SkillsWave course/program. If you or your Sponsoring Organization participates in such a program, where identifiable personal information is required, we encourage the review of that third-party’s privacy policy for details about how they will handle personal information.

Through Learning Provider Interactions

If you enroll in a program offered by a third-party Learning Provider through the SkillsWave platform, your participation in that course may also be subject to the Learning Provider’s own terms, conditions, and privacy policy. While SkillsWave has agreements in place with Learning Providers to govern how information is exchanged and processed for the purpose of program delivery, SkillsWave does not control and is not responsible for any additional data collection, use, or contractual terms that a Learning Provider may establish directly with you as the learner.

We encourage you to review the relevant Learning Provider’s privacy policy before enrolling, especially if they require additional forms, consents or agreements outside of the SkillsWave platform.

SkillsWave may receive communications relating to users from Learning Providers, including emails or other messages associated with course enrolment, course enrolment requirements, course participation/activities, completion, certification, or related administrative matters. Where applicable, SkillsWave may route such communications through SkillsWave‑managed email addresses or use other email forwarding mechanism to facilitate communications delivery, tracking, and processing between users, Learning Providers, SkillsWave subcontractors and SkillsWave within the Services.

In some cases, a Learning Provider may request or require certain information from users (for example, proof of citizenship or eligibility) in connection with course participation or credentialing. Where such information is uploaded and/or processed through the Services, it is handled in accordance with this Privacy Policy and applicable privacy laws. Where the information is collected and processed within the Learning Provider’s own systems, the Learning Provider’s privacy policy and terms will apply.

Third Party System Interactions – For all users of SkillsWave Services

In connection with the delivery of our Services, SkillsWave may provide links to, or allow integrations with, third-party service providers – such as payment processors, webinar platforms, survey or analytics tools or other service providers.

For SkillsWave platform users, when you access or use third-party services from our platform or when your interaction from within our platform redirects you to such a third-party provider (for example, when completing a payment), you are interacting with that provider’s systems – not SkillsWave’s.

Your use of such third-party services is subject to that third party’s privacy policies, terms of use, and data handling practices. SkillsWave does not control, and is not responsible for, how third parties collect, use, disclose, or secure the personal information you provide to them within their systems. We encourage you to review the privacy policies and terms of any third-party service you interact with via the SkillsWave platform to understand how your information may be handled.

3. PERSONAL INFORMATION WE COLLECT AND PROCESS

We collect the following types of personal information:

Platform Account and Contact Data: First name, Last Name, work and/or personal email address, job title, organization affiliation, professional profile links when voluntarily provided, and platform role. This may also include other basic information provided by the Sponsoring Organization to initiate your account access to the Services.
Program Data: Program selection, enrolment history, learning goals, role-based curation information.
Employer Workspace Data: Learning Benefit coverage amounts, approvals, data as specified by Sponsoring Organization to enable approvals process, reporting data.
Workspace and Role Metadata: Role assigned within Sponsoring Organizations Workspace (e.g. Administrator, Approver, User), organizational affiliation, and administrative actions such as approvals or request reviews
Payment Transaction Data: Payment amounts, payor status, refund information.
Location or Regional Access Data: We may collect general location information (such as inferred country or region) based on your IP address, browser, or device settings. This may be used to customize your experience, apply region-specific legal protections, or restrict access to the Services in jurisdictions where we or our partners do not offer or support our Services.
Usage Data: IP address, device and browser type, pages visited, and interactions with the website, platform and related technical information. Some of this data may be collected automatically via cookies or similar technologies (see Section 12 and our Cookies Policy).
Learner Completion Data: Enrolment status, completion status, and dates (as provided by Learning Providers) and/or automatically generated within the platform.
Inquiry and Marketing Data: Contact information and content of inquiries submitted through forms, event registration information, business card data, or information obtained from third-party sources or public websites.
Additional Identifying Information: Information such as home or work address, phone number, postal or ZIP code, age, gender, preferences, interests, and favorites, where voluntarily provided and/or collected as required data in the course of using our Services.
Payment and Billing Information: Credit card or other payment method details, billing address, or shipping address, as collected by SkillsWave using our third-party payment processor(s) in order to process transactions securely and support subsequent billing inquiries.
Learning Provider Enrolment Data: Additional information that may be requested directly by a Learning Provider to support program eligibility, admissions, offers of discounts or credentialing, which may be shared with SkillsWave to support benefit tracking and reporting obligations.
User Feedback and Survey Responses: Comments, ratings, suggestions, testimonials, survey responses or other volunteer feedback you provide in connection with your use of the Services or following program participation. If we wish to publish your feedback in a way that identifies you (such as a testimonial or case study), we will request your electronic consent in advance, unless the feedback was originally published by you in a publicly accessible forum.
Public Program Eligibility Data: If you participate in a publicly funded training or workforce program, we or the administering public body may collect additional information to determine your program eligibility and/or measure outcomes. This may include demographic or employment-related details such as education level, employment status, income range, or other identifiers as required by the funding body.
Communication Preferences: Your subscription or opt-in status for receiving newsletters, products updates, service notifications, or SMS/text alerts, as well as your associated contact information and communication channel preferences.
Webinar Participation Data: When you register for or attend a SkillsWave-hosted webinar, we may collect your name, email address, organization, role participation status and any questions, comments, poll responses you submit during the session. We may use this information for event logistics, engagement tracking, follow-up communications, and to improve future programming.
Video Platform Engagement Data: When you access SkillsWave’s video content through third party platforms (such as YouTube), we may collect aggregated engagement metrics such as views, watch time or viewer region. These platforms may also place cookies or tracking technologies on your device, governed by their own privacy policies. We do not control or have access to personal information collected directly by these platforms unless expressly shared with us by the user.

For Job Applicants and SkillsWave Recruitment Process

Job Applicant Data: Resumes, contact details, employment history, education, social profile links, cover letters, and any other information you voluntarily submit when applying for a role at SkillsWave. Please note that SkillsWave does not accept job applications from third-party agencies or third-party job boards. However, if an agency or other third-party job board submits job application data on your behalf, they are doing so on your behalf and therefore they are accepting these privacy policies also on your behalf. The use of such agencies or third-party job boards is at your own risk.

We do not knowingly collect personal information from children under 13 in the U.S. or from minors in other jurisdictions where parental or legal guardian consent is required and not been obtained. Please see Section 10 (Children and Minors).

Professional or Personal Profile Integrations

If you choose to provide your social profile URL or other professional or personal profile information, SkillsWave may use the information contained in that profile, such as your work history, work location, current role, current employer, certifications, and skills, to improve course recommendations, personalize your site experience, and enhance profile and skills matching. We will only access profile information that you make publicly available or directly provide to us.

4. HOW WE USE PERSONAL INFORMATION

For our Services

We use the personal information we collect for a variety of operational, support, and compliance purposes. These uses include, but are not limited to, the following:

Provide and administer the Services
Facilitate training program discovery, selection, and enrolment
Manage the interactions between the Sponsoring Organization, Learning Provider and You to deliver organization-sponsored learning benefit program
Respond to general sales, marketing inquiries or support requests
Support learner engagement and progression tracking
Communicate with users about their account or Services
Provide service-related notifications, reminders, or SMS alerts (where enabled)
Personalize program suggestions based on user profile, learning goals or platform activity. These suggestions are not determinative and involve automated decision-making that do not have a legal or similarly significant effects
Conduct business development, outreach, and marketing based on contact details collected through events, referrals, or third-party sources
Meet contractual obligations with Sponsoring Organizations and Learning Providers
Collect and analyze user feedback to improve service quality, platform functionality, and user experience
Report user participation and outcomes to Sponsoring Organizations
Report to third-party agencies/funders as required under specific learning and training initiatives
Contact you with information about SkillsWave Services, events, webinars, product trials, or platform updates. These communications may include newsletters and promotional messages from SkillsWave or on behalf of our partners, consistent with your communications preferences
Detect, investigate, or prevent fraud, security threats, misuse of our Services, violations of our terms, protect the rights, safety, or property of SkillsWave, our users or others
De-identify and/or aggregate personal information in order to analyze, report on Service usage and trends
Comply with applicable laws and regulations

For Job Applicants and SkillsWave Recruitment Process

Process and evaluate job applications and communicate with candidates throughout the recruitment process

Use of Artificial Intelligence

SkillsWave may use Artificial Intelligence (“AI”) technologies, including generative AI, to support the development and enhancement of our Services. Specifically, AI may be used to help curate personalized learning pathways for users by analyzing information provided by both the learner and their Sponsoring Organization (such as learning goals, role-based requirements, and program preferences). These AI-driven recommendations are intended to improve user experience and learning outcomes.

All AI-generated outputs are subject to human oversight. SkillsWave’s team may evaluate from time to time, AI-driven recommendations to review accuracy, relevance, and alignment with program objectives, but it is up to the individual to assess the accuracy of the results.

As applicable, SkillsWave applies appropriate safeguards to enable AI processing that aligns with applicable privacy and data protection laws. Personal information used for AI-driven features, in software systems controlled by SkillsWave, will be processed in accordance with this Privacy Policy. AI-driven personalization may involve behavioral advertising or cross-context tracking for marketing purposes.

SkillsWave may use automated tools, including artificial intelligence–enabled technologies, to collect, analyze, and process learning activity and completion data for the purpose of tracking progress, confirming course or program completion, generating reports, improve reporting, enhancing the learning experience and progression with the Services, and providing such information back to users and Learning Providers through the Services. By accessing or using the Services, users consent to such automated processing as described in this Privacy Policy. This processing is limited to what is reasonably necessary to operate, administer, and improve the Services and is subject to SkillsWave’s data security and retention practices.

In addition to information uploaded into the Services, where users voluntarily provide a social profile or similar professional information, our AI may use this information to support personalized recommendations, training AI models, or direct marketing.

5. HOW WE SHARE PERSONAL INFORMATION FOR OUR SERVICES

We may share your personal information with third parties where necessary to provide our Services, fulfill our contractual obligations, comply with legal requirements, or support our legitimate interests, as outlined in Section 6 (Legal Basis and Consent). This includes the following categories of recipients of personal information:

Learning Providers: To access enrolment requests, set up Learning Provider system accounts, track completion, and administer programs
Sponsoring Organizations: To confirm enrolment status, usage, and completion data
Service Providers: Such as cloud hosting, payment processors, customer relationship management (CRM), and analytics providers (e.g. Google Analytics, Amplitude), mass marketing tools (Braze) and authentication providers (OAuth). These providers are contractually limited to use your information only for the purposes of providing services to SkillsWave
Marketing or Outreach Tools: To help manage communications or outreach campaigns, using business or platform contact data in accordance with applicable laws
Public Program Administrators or Funding Bodies: If you participate in a government-funded program facilitated through SkillsWave, we may share relevant data with the public body administering or funding the program, as required to deliver, verify or report on participation.
Corporate Takeover: We may disclose or transfer your personal information as part of a merger, acquisition, financing, or sale of all or part of our business. If SkillsWave is acquired, your information may be transferred to the successor entity, subject to this Privacy Policy or its lawful replacement
Legal or Regulatory Bodies: As required by applicable laws, valid legal processes, or enforceable government requests, or to investigate potential violations, prevent fraud, address technical or security issues, or protect the rights, safety, or security of SkillsWave, our users, or the public.

We do not sell, rent or trade your personal information that we control to unrelated third parties for their own use. We share personal information only as described in this Privacy Policy and as permitted or required by applicable law.

6. LEGAL BASIS AND CONSENT

Our collection and use of personal information must be based on a valid legal basis under applicable laws, including but not limited to privacy, consumer protection, employment and data governance laws. We rely on the following legal basis.

Depending on your jurisdiction, different legal bases may apply. In some cases, more than one legal basis may apply to the same processing activity. We rely on the following legal bases depending on the context in which personal information is collected and used:

Your consent
Contractual necessity (e.g. administering your sponsored learning benefit)
Compliance with legal obligations
Our legitimate interest, such as improving the Services, responding to inquiries, developing business relationships, marketing and outreach, internal operations, supporting the growth of our platform, protecting the security and integrity of our systems and Services, enforcing our terms of use, agreements and policies, preventing fraud or misuse, and responding to lawful requests (where those interests are not overridden by your privacy rights, in jurisdictions where such a balancing test is required by law), to meet the requirements of the Learning Provider, to meet the learning benefit program requirements of the Sponsoring Organization
In rare cases, to carry out a task in the public interest or under the official authority of a public body, where such basis is recognised by applicable law (e.g. publicly funded upskilling initiatives)

7. INTERNATIONAL TRANSFERS

SkillsWave may transfer your personal information across borders as part of its service delivery.

The location where your personal information is stored and processed depends on several factors, including the configuration of our systems, contract requirements, the location of your Sponsoring Organization, and operational needs. As a result, your personal information may be stored or processed outside of the province, state or country where you reside – including in Canada, the United States, or other countries – and may be subject to access under laws of those jurisdictions

Where we transfer personal information internationally, we implement appropriate safeguards – such as Standard Contractual Clauses or equivalent legal mechanisms – as required by applicable law. Some jurisdictions may not offer the same level of privacy protection as your home province, state, or country. Where required, we assess these transfers and apply measures to ensure a comparable level of protection. You may contact us to learn more about the safeguards we use.

We may also use your location or regional access information to help determine whether Services are available in your jurisdiction and to apply appropriate geographic restrictions or legal safeguards.

8. DATA RETENTION

Retention Periods for our Services:

We retain personal information only for as long as necessary to fulfil the purposes described in the Privacy Policy, including to provide the Services, support users or Sponsoring Organization reporting, comply with legal and contractual obligations, resolve disputes and enforce our agreements.

Retention periods for our Services may vary based on the type of personal information and the context of collection. For example:

User and Workspace Data: Retained to support active SkillsWave platform access, historical reporting, transaction and tax reporting, or Sponsoring Organization obligations.
Marketing or Inquiry Data: Retained as long as you remain subscribed or engaged, or until you opt out of or withdraw your consent. We may continue to retain limited records, such as opt-out requests or communications history, for suppression purposes and to ensure your preferences are respected in future campaigns.

When personal information is no longer needed for the purposes, we securely delete, anonymise, or de-identify in accordance with our internal data retention policy and applicable laws in the systems we control. Please note that due to technical limitations or back up procedures, complete deletion of all data from our systems or our service providers’ systems may not always be immediate.

Retention periods for our Job Applicants and SkillsWave Recruitment Process:

Job Applicant Data: Retained during the recruitment process and for reasonable period thereafter, in accordance with internal SkillsWave Human Resources policies and legal requirements.

9. YOUR RIGHTS

We encourage you to keep your personal information accurate and up to date. If your details change, please notify us as we can update our records.

Depending on your jurisdiction, you may have certain rights under applicable privacy laws. These may include the right to:

Access and obtain a copy of your personal information we hold about you
Request correction or deletion of inaccurate or outdated personal information
Withdrawing consent where processing is based on your consent
Opt-out of sale or sharing of your personal information (eg under California law)
Request a copy of your personal information in a portable format (where technically feasible and authorized)
Filing a complaint with a data protection authority
Appeal a decision if we decline your privacy-related request
File a complaint with a data protection authority in your jurisdiction

Please note that the exact scope of these rights varies by jurisdiction. There are also legal exceptions that may apply in specific circumstances. We may be unable to fulfill certain requests when doing so would impair the rights of others, conflict with our legal and tax reporting obligations, or impact our ability to deliver the Services.

If you have provided consent to any processing activity, you may withdraw that consent at any time by contacting privacy@skillswave.com subject to legal, contractual, service notice limitations. Withdrawing consent may affect our ability to provide certain Services to you or your Sponsoring Organization, or the Learning Provider for features that rely on that consent.

Electronic Communications

You may also opt-out of receiving marketing or promotional communications by clicking the unsubscribe link in any marketing email or text STOP to SMS communications. However, you will continue to receive transactional or service-related messages – such as enrolment confirmations, account notifications, and support communications – as these are necessary to deliver the Services.

Exercising Your Rights

To exercise your rights, please contact us at privacy@skillswave.com with your first name, last name, Sponsoring Organization, work and personal contact details, and the nature of your request. You may also write to us at the address listed in Section 15.

We aim to respond to all privacy-related requests within a reasonable timeframe, as required by law. In certain circumstances, we may limit our response where permitted.

We may request specific information from you to verify your identity and confirm your right to access or modify the personal information we hold about you. We may decline a request if:

Your request does not provide us with sufficient detail to identify the personal information
We are unable to verify your identity to our satisfaction
We deem, in our sole discretion, that it would be unreasonable in the circumstances to provide you with access to or to correct your personal information
The controller of your personal information instructs us to not alter or provide the information (if applicable) or
As otherwise provided by legislation.

In some cases, applicable law may allow or require us to refuse access to certain personal information. For example, we may withhold information that is:

Protected by legal privilege
Part of an ongoing formal dispute resolution process
About another individual and would reveal their personal or confidential commercial information
Prohibitively costly to retrieve in a reasonable manner
Owned or controlled by the Sponsoring Organization or Learning Provider, or other third-party providers

If we are unable to fulfil your request, we will inform you of the reasons – unless we are prohibited from doing so by law or regulation.

If permitted under applicable law (such as California’s CPRA) you may authorize an agent to submit a privacy request on your behalf. We may require verification of both your identity and the agent’s authority to act on your behalf.

You will not be discriminated against for exercising your privacy rights under applicable laws.

10. CHILDREN AND MINORS

Our Services are not intended for children under 13 years of age and no one under 13 may create an account, submit personal information, or use any part of the Services without verified parental or legal guardian consent.

We do not knowingly collect personal information from children under 13 in the US, or from minors in other jurisdictions where parental or guardian consent is required and has not been obtained. This includes individuals under 14 years of age in Quebec. If we learn that we have collected personal information from a child or minor without the required consent, we will delete the information unless legally required to retain it.

If you believe we may have collected personal information from or about a child without appropriate consent, please contact us at privacy@skillswave.com or as provided below.

Learning Providers and Sponsoring Organizations may have additional restrictions regarding the minimum age to participate in a course/program or under the Sponsoring Organization’s learning benefit program. It is your responsibility to understand those organization’s privacy policies at time of request to participate.

11. SECURITY MEASURES

The security of your personal information is important to us. We implement administrative, technical, and physical safeguards designed to protect the confidentiality, integrity, and availability of personal information in our custody and control. These safeguards include access to controls, encryption, secure development practices, authentication protocols, and regular system monitoring. We also require our service providers to implement appropriate security measures in accordance with applicable privacy laws and contractual obligations.

Despite our efforts, no method of transmission over the internet or method of electronic storage is entirely secure. While we work to protect your information, we cannot guarantee its absolute security, and any transmission is at your own risk.

If we become aware of a data breach involving your personal information, we will respond promptly and notify you in accordance with applicable laws.

You are responsible for maintaining the confidentiality of any passwords or account credentials associated with your use of the Services. We encourage you to choose strong, unique passwords and to avoid sharing your credentials with others.

12. USE OF COOKIES AND TRACKING TECHNOLOGY

We, and our partners, use cookies and similar technologies- including tracking pixels, web beacons, and JavaScript – to operate our Services, analyze traffic patterns, personalize content and features, and improve the overall user experience. These technologies may collect information such as IP address, general location, browser type, device information, pages visited, and interactions with our websites or the SkillsWave platform.

We use third-party tools such as Google Analytics, Amplitude, Braze, HubSpot, LinkedIn integrations to support platform functionality, measure usage, support personalization, and analytics. We use Rippling to manage our Job Applicant information. These tools may set their own cookies and collect information in accordance with their own privacy policies. See our Cookies Policy for more information.

You may be able to manage or disable cookies through your browser settings. However, blocking cookies may affect site functionality and limit your experience on the SkillsWave platform or website.

Interest-Based Advertising

Some third-party services (such as LinkedIn, or Google Ads) may use cookies to track your browsing activity across sites and deliver interest-based advertising. These technologies may qualify as “sharing” of personal information under laws such as California’s CCPA or cross-context behavioral advertising under Quebec’s Law 25.

If you wish to opt out of such interest-based advertising, tools such as the following may provide the support you are looking for:

Digital Advertising Alliance – Optout.aboutads.info

Network Advertising Initiative – Optout.networkadvertising.org

Cookie Consent and Preferences

In jurisdictions where required by law (such as California, USA and Quebec, Canada), we endeavour to provide users with meaningful choices in the systems that SkillsWave controls regarding the use of non-essential cookies, including those used for advertising, targeting, or analytics. For more information about the types of cookies we use and how to manage your preferences, please see our Cookies Policy.

13. REGIONAL DISCLOSURES

United States – State Privacy Application

SkillsWave operates both through its Canadian parent company (SkillsWave Corporation) and its U.S subsidiary (SkillsWave LLC, established in Maryland). While we may not be directly subject to all U.S state privacy laws in every context, we substantially align our practices with the key requirements of the California Consumer Privacy Act and California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA), as well as privacy laws in other states like Virginia, Colorado, Connecticut, and Utah, where reasonable and appropriate.

Depending on your state of residence, you may have rights such as access, correction, deletion, data portability, the ability to opt out of certain processing activities, and more. Please refer to Section 9 – Your Rights for description of these rights and how to exchange them.

As of the date of this Privacy Policy, we do not knowingly sell personal information or share it for cross-context behavioural advertising within the systems SkillsWave controls, as defined under California law. If our practices change, we will update this Policy and implement the appropriate opt-out mechanisms required under the CCPA/CPRA.

Canada – Federal and Provincial Privacy Laws

We comply with Canadian privacy legislation, including the Personal Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), and substantially align our practices with the requirements of Quebec’s Law 25 and other applicable provincial privacy laws where relevant.

Depending on your province of residence, you may have rights such as access, correction, consent withdrawal, data portability, and de-indexing (where applicable). Please refer to Section 9 – Your Rights for description of these rights and how to exercise them.

14. UPDATES TO POLICY

We may update this Privacy Policy from time to time. If we make material changes, we will provide reasonable notice by email, SkillsWave platform notices, or banners on our website. Unless stated otherwise, modifications will become effective on the day they are posted. Your continued use of our Services after such time changes become effective constitutes your acceptance. The revised Privacy Policy supersedes all previously posted Privacy Policies.

15. CONTACT US

We commit to the resolution of questions or concerns about your privacy and our collection or use of your Personal Information.

Our Privacy Officer/Data Protection Officer is responsible for ensuring our compliance with this Privacy Policy and all relevant privacy laws.

If you have any comments, questions or concerns about this Privacy Policy, the data that we collect from you or how that data is being used, or to report suspected misuse of your information, please contact us at Privacy@SkillsWave.com or write to us at:

SkillsWave Corporation
Attn: Privacy Officer
c/o Catalyst Commons
137 Glasgow St., Suite 210, #5033
Kitchener ON N2G 4X8

16. FRENCH TRANSLATION

This Privacy Policy is written in English. A French version of this Privacy Policy is provided below for convenience and to support compliance with the Charter of the French Language (Quebec, Canada). This translation was generated using automated tools and may not reflect an official or certified translation. In the event of any discrepancy or inconsistency between the English and French versions, the English version shall prevail.

Last Modified: January 30, 2026

Politique de confidentialité

English version

La présente Politique de confidentialité décrit comment SkillsWave Corporation et sa filiale SkillsWave LLC (collectivement, « SkillsWave », « nous », « notre » ou « nos ») recueillent, utilisent, divulguent et protègent les renseignements personnels en lien avec votre utilisation de notre site Web public, de nos logiciels hébergés en nuage, de nos services de recrutement de candidats et de nos offres connexes (collectivement, les « Services »).

Aux fins de la présente Politique de confidentialité, le terme « Services » désigne exclusivement les produits, la plateforme, le site Web et les offres connexes de SkillsWave, tels qu’ils se rapportent à la collecte, à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels. Cette définition est distincte de toute définition du terme « Services » pouvant être fournie dans les Conditions d’utilisation SkillsWave pour Employeurs, les Conditions d’utilisation pour Apprenants, les Conditions SkillsWave pour Fournisseurs de formation ou tout autre accord liant SkillsWave ou ses sous‑traitants. Lorsque vous accédez à la présente Politique de confidentialité par l’intermédiaire d’un lien figurant dans un autre accord, la définition de « Services » de cet accord s’applique uniquement à votre relation contractuelle avec cette entité et uniquement dans le contexte de cet accord.

Pour plus de clarté, les références aux « Services » dans la présente Politique désignent la manière dont SkillsWave traite les renseignements personnels dans les systèmes qu’elle contrôle. Cette Politique n’élargit ni ne modifie les droits, obligations ou descriptions de services contenus dans tout autre accord.

En interagissant avec SkillsWave de quelque manière que ce soit — notamment en accédant à nos Services, en visitant notre site Web, en soumettant des demandes de renseignements, en vous inscrivant à des événements ou en posant votre candidature à un emploi — vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas en accord avec l’une de ses dispositions, veuillez ne pas utiliser les Services ni nous transmettre de renseignements personnels.

Un « Fournisseur de formation » désigne toute entité tierce, contractée par SkillsWave, qui publie à l’occasion ses cours ou programmes pour achat via la plateforme ou les Services SkillsWave.

Une « Organisation commanditaire » désigne toute entité ayant conclu un contrat avec SkillsWave afin de donner accès à la plateforme SkillsWave pour gérer centralement des programmes d’avantages d’apprentissage au nom d’individus. Cela peut inclure votre employeur, une association professionnelle ou sectorielle, ou leurs affiliés autorisés.

1. CHAMP D’APPLICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente Politique s’applique aux :

individus qui utilisent nos Services comme apprenants, représentants d’employeurs ou d’associations, ou Fournisseurs de formation ;
individus auprès desquels nous recueillons des coordonnées lors d’événements, conférences ou webinaires ;
individus dont les renseignements sont obtenus via des sources publiques ou des plateformes tierces à des fins de prospection, de marketing ou de recrutement ;
individus participant à des sondages ou études produit ;
candidats à un emploi chez SkillsWave ;
individus et représentants d’Organisations commanditaires qui accèdent à la plateforme SkillsWave ou y effectuent des achats ;
revendeurs, partenaires de distribution et leurs représentants qui commercialisent ou revendent la plateforme ou les Services SkillsWave ;
individus visitant ou interagissant avec les sites Web, pages marketing ou communications en ligne de SkillsWave.

Cette Politique vise à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels au Canada et aux États‑Unis.

Dans la présente Politique, l’expression « renseignement personnel » (aussi appelée « donnée personnelle » dans certaines lois) désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement un individu. Cela peut inclure, par exemple : votre nom, adresse courriel, coordonnées, informations de compte, identifiants d’appareils ou interactions avec la plateforme SkillsWave lorsqu’elles sont associées à votre profil.

La définition des renseignements personnels peut varier selon votre emplacement et les lois applicables. La présente Politique est conçue pour couvrir toutes les formes de renseignements personnels que SkillsWave collecte, utilise ou partage en vertu des lois applicables.

2. QUI NOUS SOMMES

SkillsWave comprend :

SkillsWave Corporation, incorporée au niveau fédéral au Canada ;
SkillsWave LLC, constituée selon les lois du Maryland, États‑Unis.

Sauf indication contraire dans un accord écrit, l’entité responsable du traitement de vos renseignements personnels et des relations contractuelles est SkillsWave Corporation. Dans certains cas, SkillsWave LLC peut agir en tant qu’entité responsable lorsqu’elle est expressément désignée dans un accord direct. Cette détermination peut dépendre de considérations contractuelles, opérationnelles ou juridictionnelles, comme l’emplacement de votre employeur ou Fournisseur de formation.

Rôle d’une Organisation commanditaire

Dans la présente Politique, votre utilisation du logiciel SkillsWave est régie conjointement par les conditions de votre Organisation commanditaire et par SkillsWave. Si vous appartenez à plusieurs Organisations commanditaires, ce sont les conditions applicables au moment de votre utilisation qui s’appliquent.

Notre rôle en tant que « responsable du traitement » (Data Controller)

SkillsWave agit comme responsable du traitement dans les cas suivants :

lorsque vous êtes administrateur d’un espace SkillsWave ;
lorsque vous soumettez une demande de renseignements ou interagissez avec notre site Web, notre chat ou nos formulaires de contact ;
lorsque vous nous fournissez vos coordonnées lors d’événements ou de démarches marketing ;
lorsque vous postulez à un emploi ou nous transmettez des renseignements à cette fin ;
lorsque nous obtenons vos renseignements via des références, les médias sociaux ou des sources publiques ;
lorsque vous participez à des sondages ;
lorsque vous effectuez un achat sur la plateforme au moyen d’une carte de crédit ou d’autres informations bancaires ;
lorsque vous représentez une organisation engagée dans des négociations contractuelles avec SkillsWave.

Dans ces situations, nous déterminons comment vos données sont utilisées et avec qui elles sont partagées, conformément à la présente Politique.

Notre rôle en tant que « sous‑traitant » (Data Processor)

Un sous‑traitant traite les renseignements personnels pour le compte d’une autre organisation (le responsable du traitement), selon ses instructions et en vertu d’un contrat.

SkillsWave agit comme sous‑traitant dans des cas limités, par exemple lorsque :

votre Organisation commanditaire vous ajoute dans un espace SkillsWave (apprenant, approbateur, administrateur) ;
vous êtes ajouté comme administrateur d’un Fournisseur de formation ;
vous fournissez des renseignements requis pour les processus d’inscription propres au Fournisseur ;
un Fournisseur partage avec SkillsWave des données d’inscription ou d’achèvement à des fins de rapports à l’Organisation commanditaire ;
une Organisation commanditaire téléverse des données additionnelles dans son espace administratif et nous demande d’exécuter des tâches opérationnelles (ex. assignation de rôles).

Dans ces situations, SkillsWave traite les renseignements uniquement conformément aux instructions du responsable du traitement.

Gestion des données apprenants par SkillsWave

Via une Organisation commanditaire

Si vous accédez aux Services comme employé ou membre d’association :

l’Organisation commanditaire administre votre programme d’avantages d’apprentissage ;
SkillsWave demeure responsable du compte et des interactions dans la plateforme ;
nous partageons uniquement les renseignements nécessaires (ex. état d’inscription et d’achèvement).

Votre Organisation commanditaire peut voir :

vos demandes de programme,
approbations, rejets, retraits,
vos soldes d’avantages d’apprentissage.

Pour des questions concernant votre admissibilité ou la gestion des données par votre Organisation commanditaire, veuillez contacter celle‑ci directement.

Via un organisme gouvernemental

Une agence publique peut agir comme responsable indépendant du traitement lorsqu’elle finance ou gère un programme. Veuillez consulter leur politique de confidentialité.

Via un Fournisseur de formation

Si vous vous inscrivez à un programme d’un Fournisseur :

ses propres conditions et sa politique de confidentialité s’appliquent ;
SkillsWave n’est pas responsable des pratiques de collecte ou des exigences additionnelles du Fournisseur.

SkillsWave peut recevoir des communications liées à :

l’inscription,
la participation,
les exigences de cours,
l’achèvement et la certification.

Certaines informations (ex. preuve d’admissibilité) peuvent être requises par le Fournisseur.

Si ces renseignements sont transmis via SkillsWave, ils sont traités selon la présente Politique.
S’ils sont transmis directement au Fournisseur, sa politique s’applique.

Interactions avec des systèmes tiers

Pour fournir les Services, SkillsWave peut intégrer ou rediriger vers :

des processeurs de paiement,
des plateformes de webinaires,
des outils de sondage ou d’analyse,
d’autres prestataires.

Lorsque vous utilisez ces services, vous interagissez avec leurs systèmes — pas ceux de SkillsWave.

Vos renseignements seront traités selon leurs propres politiques, que nous vous encourageons à consulter.

3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET TRAITONS

Nous recueillons les types de renseignements personnels suivants :

Données de compte et de contact sur la plateforme : prénom, nom, adresse courriel professionnelle et/ou personnelle, titre de poste, affiliation organisationnelle, liens vers des profils professionnels lorsqu’ils sont fournis volontairement, ainsi que le rôle sur la plateforme. Cela peut également inclure d’autres informations de base fournies par l’Organisation commanditaire afin d’activer votre accès aux Services.
Données liées aux programmes : sélection de programmes, historique d’inscription, objectifs d’apprentissage, renseignements de curation basés sur les rôles.
Données de l’Espace employeur : montants de couverture d’avantages d’apprentissage, approbations, données précisées par l’Organisation commanditaire pour permettre le processus d’approbation, données de rapports.
Métadonnées d’Espace et de rôle : rôle attribué au sein de l’Espace de l’Organisation commanditaire (p. ex. administrateur, approbateur, utilisateur), affiliation organisationnelle, et actions administratives telles que les approbations ou examens de demandes.
Données de transaction de paiement : montants des paiements, statut du payeur, informations de remboursement.
Données d’accès régionales ou de localisation : nous pouvons recueillir des informations de localisation générales (comme le pays ou la région inférés) à partir de votre adresse IP, de votre navigateur ou des paramètres de votre appareil. Ces données peuvent servir à personnaliser votre expérience, appliquer des protections légales propres à votre région ou restreindre l’accès aux Services dans les juridictions où nous ou nos partenaires n’offrons pas ou ne soutenons pas nos Services.
Données d’utilisation : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, pages visitées, interactions avec le site Web, la plateforme et les informations techniques associées. Une partie de ces données peut être recueillie automatiquement à l’aide de témoins (cookies) ou de technologies similaires (voir la Section 12 et notre Politique des témoins).
Données de progression et d’achèvement : statut d’inscription, statut d’achèvement et dates (fournis par les Fournisseurs de formation) et/ou générés automatiquement dans la plateforme.
Données de demandes et de marketing : coordonnées et contenu des demandes soumises via les formulaires, informations d’inscription à des événements, données figurant sur les cartes professionnelles, ou informations obtenues de sources tierces ou de sites Web publics.
Renseignements identifiants additionnels : adresse personnelle ou professionnelle, numéro de téléphone, code postal ou ZIP, âge, genre, préférences, intérêts et favoris, lorsqu’ils sont fournis volontairement et/ou recueillis comme données obligatoires dans le cadre de l’utilisation de nos Services.
Renseignements de paiement et de facturation : détails de carte de crédit ou autre mode de paiement, adresse de facturation ou adresse d’expédition, tels que recueillis par SkillsWave au moyen de nos processeurs de paiement tiers afin de traiter les transactions de manière sécurisée et de soutenir les demandes de facturation ultérieures.
Données d’inscription au programme d’un Fournisseur de formation : renseignements supplémentaires pouvant être demandés directement par un Fournisseur de formation pour soutenir l’admissibilité à un programme, les admissions, les offres de rabais ou la certification, et pouvant être partagés avec SkillsWave pour soutenir le suivi des avantages et les obligations de rapport.
Commentaires utilisateurs et réponses aux sondages : commentaires, évaluations, suggestions, témoignages, réponses aux sondages ou tout autre retour volontaire dans le cadre de votre utilisation des Services ou après votre participation à un programme. Si nous souhaitons publier votre témoignage de manière identifiable (p. ex. dans une étude de cas), nous demanderons votre consentement électronique préalable, sauf s’il s’agit de contenu que vous avez publié vous-même dans un espace public.
Données d’admissibilité aux programmes publics : si vous participez à un programme de formation ou d’emploi financé par des fonds publics, nous ou l’organisme public responsable pouvons recueillir des informations supplémentaires pour évaluer votre admissibilité et/ou mesurer les résultats. Cela peut inclure des données démographiques ou liées à l’emploi, telles que le niveau d’études, le statut d’emploi, la tranche de revenu ou d’autres identifiants requis par l’organisme financeur.
Préférences de communication : votre statut d’abonnement ou d’adhésion volontaire aux infolettres, mises à jour de produits, notifications de service ou alertes SMS/texto, ainsi que vos préférences de contact et de canal de communication.
Données de participation aux webinaires : lorsque vous vous inscrivez ou participez à un webinaire organisé par SkillsWave, nous pouvons recueillir votre nom, adresse courriel, organisation, rôle, statut de participation, ainsi que toute question, commentaire ou réponse à un sondage soumis durant la session. Ces données servent à la logistique événementielle, au suivi de l’engagement, aux communications de suivi et à l’amélioration de nos événements.
Données d’engagement sur les plateformes vidéo : lorsque vous accédez à du contenu vidéo SkillsWave via des plateformes tierces (comme YouTube), nous pouvons recueillir des mesures d’engagement agrégées telles que le nombre de vues, la durée de visionnement ou la région des spectateurs. Ces plateformes peuvent également déposer des cookies ou utiliser des technologies de suivi régies par leurs propres politiques de confidentialité. Nous ne contrôlons pas ni n’accédons aux renseignements personnels recueillis directement par ces plateformes, sauf si l’utilisateur choisit expressément de nous les partager.

Pour les candidats à un emploi et le processus de recrutement de SkillsWave

Données des candidats : CV, coordonnées, historique d’emploi, formation, liens vers des profils sociaux, lettres de présentation et tout autre renseignement soumis volontairement lors d’une candidature chez SkillsWave.
Veuillez noter que SkillsWave n’accepte pas les candidatures envoyées par des agences ou par des sites d’emploi tiers. Toutefois, si une agence ou un site tiers soumet une candidature en votre nom, ils le font pour vous et acceptent donc aussi les dispositions de la présente politique en votre nom. L’utilisation de telles agences ou sites tiers se fait à vos propres risques.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant les enfants de moins de 13 ans aux États‑Unis ni concernant les mineurs dans d’autres juridictions où un consentement parental ou d’un tuteur légal est requis mais n’a pas été obtenu. Voir la Section 10 (Enfants et mineurs).

Intégration de profils professionnels ou personnels

Si vous choisissez de fournir l’URL de votre profil social ou d’autres informations professionnelles ou personnelles, SkillsWave peut utiliser les renseignements contenus dans ce profil, tels que votre historique professionnel, votre lieu de travail, votre rôle actuel, votre employeur actuel, vos certifications et vos compétences, afin d’améliorer les recommandations de cours, personnaliser votre expérience et optimiser la correspondance de profils et compétences. Nous n’accédons qu’aux informations disponibles publiquement ou que vous nous fournissez directement.

4. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour nos Services

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis à diverses fins opérationnelles, de soutien et de conformité, notamment :

• Fournir et administrer les Services
• Faciliter la découverte, la sélection et l’inscription aux programmes de formation
• Gérer les interactions entre l’Organisation commanditaire, le Fournisseur de formation et vous dans le cadre des programmes d’avantages d’apprentissage
• Répondre aux demandes générales de vente, de marketing ou de soutien
• Soutenir l’engagement des apprenants et le suivi de progression
• Communiquer avec les utilisateurs au sujet de leur compte ou des Services
• Fournir des notifications, rappels ou alertes SMS liés aux Services (lorsqu’activés)
• Personnaliser les suggestions de programmes en fonction du profil utilisateur, des objectifs d’apprentissage ou de l’activité sur la plateforme (sans effet juridique déterminant)
• Mener des activités de développement commercial, de sensibilisation et de marketing fondées sur les coordonnées recueillies lors d’événements, de références ou de sources tierces
• Respecter les obligations contractuelles avec les Organisations commanditaires et les Fournisseurs de formation
• Recueillir et analyser les commentaires utilisateurs pour améliorer la qualité des Services, la fonctionnalité de la plateforme et l’expérience utilisateur
• Produire des rapports sur la participation et les résultats pour les Organisations commanditaires
• Rapporter aux agences tierces ou organismes financeurs lorsque requis
• Vous contacter au sujet des Services SkillsWave, événements, webinaires, essais de produits ou mises à jour de la plateforme, conformément à vos préférences de communication
• Détecter, enquêter ou prévenir la fraude, les menaces de sécurité, l’usage abusif des Services ou les violations de nos conditions
• Dépersonnaliser ou agréger les renseignements personnels pour analyser et rapporter les tendances d’utilisation
• Respecter les lois et règlements applicables

Pour les candidats à un emploi

• Traiter et évaluer les candidatures et communiquer avec les candidats tout au long du processus de recrutement

Utilisation de l’intelligence artificielle

SkillsWave peut utiliser des technologies d’intelligence artificielle (IA), y compris l’IA générative, pour soutenir le développement et l’amélioration de ses Services. L’IA peut notamment servir à créer des parcours d’apprentissage personnalisés en analysant les informations fournies par l’apprenant et son Organisation commanditaire (objectifs d’apprentissage, exigences liées au rôle, préférences de programme, etc.).

Tous les résultats générés par l’IA sont soumis à une supervision humaine. L’équipe SkillsWave peut réviser périodiquement ces recommandations pour en vérifier l’exactitude, la pertinence et l’alignement avec les objectifs de programme, mais il revient à l’utilisateur d’en évaluer l’exactitude.

SkillsWave applique les mesures de protection appropriées pour garantir que l’utilisation de l’IA respecte les lois applicables. Les renseignements personnels utilisés dans les fonctionnalités d’IA, dans les systèmes contrôlés par SkillsWave, sont traités conformément à la présente Politique de confidentialité. La personnalisation par IA peut inclure de la publicité comportementale ou du suivi intercontextuel à des fins de marketing.

SkillsWave peut utiliser des outils automatisés, y compris des technologies d’IA, pour recueillir, analyser et traiter les données d’apprentissage et d’achèvement afin :
• de suivre la progression,
• de confirmer l’achèvement des cours ou programmes,
• de générer ou améliorer les rapports,
• d’améliorer l’expérience et la progression d’apprentissage,
• et de fournir ces informations aux utilisateurs et aux Fournisseurs de formation.

En utilisant les Services, les utilisateurs consentent à ce traitement automatisé, limité à ce qui est raisonnablement nécessaire pour exploiter, administrer et améliorer les Services, conformément aux pratiques de sécurité et de conservation de SkillsWave.

En plus des informations téléversées dans les Services, lorsque les utilisateurs fournissent volontairement un profil social ou des informations professionnelles similaires, notre IA peut utiliser ces données pour soutenir les recommandations personnalisées, l’entraînement des modèles d’IA ou le marketing ciblé.

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SECTION SUIVANTE — PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

5. COMMENT NOUS PARTAGEONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE CADRE DE NOS SERVICES

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers lorsque cela est nécessaire pour fournir nos Services, respecter nos obligations contractuelles, répondre à des exigences légales ou soutenir nos intérêts légitimes, tels que décrits à la Section 6 (Fondement juridique et consentement).
Les catégories de destinataires incluent notamment :

• Fournisseurs de formation

Afin de :

traiter les demandes d’inscription,
créer les comptes requis dans leurs systèmes,
suivre la progression et l’achèvement,
administrer les programmes.

• Organisations commanditaires

Pour confirmer :

votre statut d’inscription,
votre utilisation,
vos données d’achèvement.

• Fournisseurs de services

Tels que :

services d’hébergement infonuagique,
processeurs de paiement,
systèmes de gestion de la relation client (CRM),
outils d’analytique (ex. Google Analytics, Amplitude),
plateformes de marketing automatisé (ex. Braze),
fournisseurs d’authentification (ex. OAuth).

Ces fournisseurs n’utilisent vos renseignements que pour fournir leurs services à SkillsWave et sont contractuellement tenus de respecter cette limitation.

• Outils de marketing ou de sensibilisation

Utilisés pour gérer :

les communications,
les campagnes de sensibilisation,
les activités marketing liées aux données professionnelles ou de plateforme, conformément aux lois applicables.

• Organismes publics ou bailleurs de fonds

Si vous participez à un programme financé par un organisme public, nous pouvons partager les renseignements nécessaires à :

la prestation du programme,
la vérification de l’admissibilité,
la production de rapports exigés.

• Opérations commerciales

Vos renseignements personnels peuvent être divulgués ou transférés dans le cadre :

d’une fusion,
d’une acquisition,
d’un financement,
ou d’une vente de tout ou partie de l’entreprise.

En cas d’acquisition, vos renseignements seront transférés à l’entité successeure conformément à la présente Politique (ou à une politique équivalente et conforme).

• Autorités légales ou réglementaires

Lorsque requis pour :

respecter les lois applicables,
répondre à une procédure judiciaire valide,
répondre à une demande gouvernementale exécutoire,
enquêter sur de potentielles violations,
prévenir la fraude ou des problèmes techniques ou de sécurité,
protéger les droits, la sécurité ou les biens de SkillsWave, de ses utilisateurs ou du public.

Nous ne vendons pas, ne louons pas et n’échangeons pas vos renseignements personnels que nous contrôlons avec des tiers non affiliés pour leur propre utilisation.
Nous ne les partageons que selon ce qui est décrit dans la présente Politique ou conformément aux lois applicables.

🇫🇷 SECTION SUIVANTE — FONDEMENT JURIDIQUE ET CONSENTEMENT

6. FONDEMENT JURIDIQUE ET CONSENTEMENT

Nos activités de collecte et d’utilisation des renseignements personnels doivent reposer sur un fondement juridique valide conformément aux lois applicables, notamment :

• Votre consentement

Lorsque requis ou approprié.

• Nécessité contractuelle

Exemple : administrer votre programme d’avantages d’apprentissage.

• Respect d’obligations légales

Lorsque la loi exige la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de certains renseignements.

• Intérêts légitimes

Tels que :

améliorer les Services,
répondre aux demandes de renseignements,
développer des relations d’affaires,
mener des activités marketing ou de sensibilisation,
gérer les opérations internes,
soutenir la croissance de la plateforme,
assurer la sécurité et l’intégrité des systèmes,
appliquer nos conditions et politiques,
prévenir la fraude ou l’usage abusif,
répondre aux demandes légales valides,
satisfaire les exigences des Fournisseurs de formation et des Organisations commanditaires.

Dans les juridictions qui l’exigent, nous effectuons un test de mise en balance pour garantir que vos droits en matière de protection de la vie privée ne priment pas sur nos intérêts légitimes.

• Intérêt public (cas rares)

Lorsque la loi reconnaît ce fondement, notamment dans le cadre :

d’initiatives de perfectionnement financées par des fonds publics,
de programmes gouvernementaux.

7. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

SkillsWave peut transférer vos renseignements personnels au-delà des frontières nationales dans le cadre de la prestation de ses Services.

Le lieu où vos renseignements sont stockés ou traités dépend de plusieurs facteurs, notamment :

la configuration de nos systèmes ;
les exigences contractuelles ;
l’emplacement de votre Organisation commanditaire ;
les besoins opérationnels.

En conséquence, vos renseignements personnels peuvent être stockés ou traités à l’extérieur de votre province, État ou pays de résidence, notamment :

au Canada,
aux États‑Unis,
ou dans d’autres pays.

Ces renseignements peuvent être soumis aux lois et aux demandes d’accès des autorités de ces juridictions.

Lorsque nous transférons des renseignements personnels à l’international, nous mettons en place les garanties appropriées, telles que :

les Clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses) ou équivalents ;
des mécanismes de protection exigés par les lois applicables.

Certaines juridictions peuvent ne pas offrir un niveau de protection équivalent à celui de votre pays d’origine. Si requis, nous évaluons les risques et appliquons des mesures pour assurer un niveau de protection comparable.

Nous pouvons aussi utiliser votre région ou emplacement inféré pour :

déterminer si les Services sont disponibles dans votre région ;
appliquer des restrictions géographiques ou des contrôles supplémentaires liés aux lois locales.

8. CONSERVATION DES DONNÉES

Périodes de conservation — Services SkillsWave

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour :

offrir les Services ;
appuyer l’Organisation commanditaire et les utilisateurs ;
respecter les obligations légales et contractuelles ;
résoudre des litiges ;
appliquer nos accords.

La durée peut varier selon :

le type de renseignement recueilli ;
la raison pour laquelle il a été recueilli.

Exemples :

• Données utilisateur et données d’Espace
Conservées pour :
– l’accès à la plateforme ;
– les rapports historiques ;
– la facturation et les taxes ;
– les obligations de l’Organisation commanditaire.

• Données marketing ou de demande
Conservées tant que vous demeurez inscrit ou engagé, ou jusqu’à désabonnement.
Nous pouvons conserver des registres limités (ex. demandes de désabonnement) pour empêcher tout envoi futur non désiré.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, anonymisons ou désidentifions conformément à :

nos politiques internes de conservation ;
les lois applicables.

En raison de limites techniques ou d’archives de sauvegarde, la suppression complète de tous les systèmes peut ne pas être immédiate.

Périodes de conservation — Candidats à un emploi

• Données des candidats
Conservées pendant :

la durée du processus de recrutement ;
une période raisonnable par la suite, conformément aux politiques internes RH et aux lois applicables.

9. VOS DROITS

Nous vous encourageons à garder vos renseignements personnels à jour. Si vos coordonnées changent, veuillez nous en informer.

Selon votre juridiction, vous pourriez avoir les droits suivants :

Droits possibles selon les lois applicables :

Accès à vos renseignements personnels ou obtention d’une copie
Correction de renseignements inexacts ou obsolètes
Suppression de certains renseignements (dans des cas prévus par la loi)
Retrait du consentement (lorsque le traitement repose sur votre consentement)
Droit d’opposition ou de désactivation de la vente/du partage (ex. Californie – CCPA)
Portabilité des données, lorsque cela est techniquement possible
Dépôt d’une plainte auprès d’une autorité de protection des données
Demande de réexamen si une demande liée à la vie privée est refusée

Le champ exact de ces droits dépend de là où vous résidez. Certaines exceptions légales peuvent s’appliquer, notamment lorsque :

la divulgation porte atteinte aux droits d’autrui ;
les renseignements sont protégés par un privilège juridique ;
la demande contrevient à nos obligations légales ;
l’information est détenue ou contrôlée par l’Organisation commanditaire ou un Fournisseur de formation.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à :
📧 privacy@skillswave.com

Le retrait peut limiter notre capacité à fournir certains Services dépendants de ce consentement.

Communications électroniques

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles :

en cliquant sur « se désabonner » dans nos courriels marketing ;
en envoyant STOP pour les messages SMS.

Les messages essentiels (confirmation d’inscription, notifications de compte, support) continueront d’être envoyés.

Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, veuillez écrire à :
📧 privacy@skillswave.com

Incluez :

prénom, nom,
Organisation commanditaire,
coordonnées professionnelles et personnelles,
nature précise de la demande.

Vous pouvez aussi écrire à l’adresse postale mentionnée dans la Section 15.

Nous nous efforçons de répondre dans un délai raisonnable, conformément à la loi.

Nous pourrions demander des renseignements supplémentaires pour vérifier votre identité. Nous pouvons refuser une demande lorsque :

les détails fournis sont insuffisants pour localiser les renseignements ;
nous ne pouvons pas confirmer votre identité ;
l’accès serait déraisonnable compte tenu des circonstances ;
le responsable du traitement (Organisation commanditaire, Fournisseur) nous demande de ne pas modifier ou divulguer les données ;
une loi l’interdit.

Vous ne subirez aucune forme de discrimination pour l’exercice de vos droits.

10. ENFANTS ET MINEURS

Nos Services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans.
Aucun mineur de moins de 13 ans ne peut créer un compte, soumettre des renseignements personnels ou utiliser une partie quelconque des Services sans le consentement vérifié d’un parent ou d’un tuteur légal.

Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels concernant :

des enfants de moins de 13 ans aux États‑Unis ;
des mineurs dans d’autres juridictions où un consentement parental est requis et n’a pas été obtenu ;
des enfants de moins de 14 ans au Québec, conformément à la Loi 25.

Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d’un enfant sans le consentement requis, nous supprimerons l’information, sauf si la loi exige sa conservation.

Si vous croyez que nous avons pu recueillir des renseignements concernant un enfant sans consentement approprié, veuillez communiquer avec nous à :
📧 privacy@skillswave.com

Les Fournisseurs de formation et Organisations commanditaires peuvent imposer des règles supplémentaires concernant l’âge minimal pour participer à un cours/programme.
Il vous incombe de connaître ces politiques avant de faire une demande de participation.

11. MESURES DE SÉCURITÉ

La sécurité de vos renseignements personnels est importante pour nous.
Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements que nous détenons.

Ces mesures comprennent notamment :

contrôle rigoureux des accès ;
chiffrement ;
pratiques sécuritaires de développement logiciel ;
protocoles d’authentification ;
surveillance régulière des systèmes.

Nous exigeons également que nos fournisseurs de services adoptent des mesures de sécurité conformes aux lois applicables et à leurs obligations contractuelles.

Cependant, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est entièrement sécurisée.

Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
Toute transmission d’information se fait à vos propres risques.

En cas d’atteinte à la sécurité impliquant vos renseignements personnels :

nous agirons rapidement,
et vous aviserons conformément aux lois applicables.

Vous êtes responsable de maintenir la confidentialité de vos mots de passe et identifiants.
Nous vous encourageons à choisir des mots de passe forts, uniques et à ne jamais les partager.

12. UTILISATION DES COOKIES ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

Nous — ainsi que nos partenaires — utilisons des témoins (cookies) et des technologies similaires, notamment :

pixels de suivi,
balises Web (web beacons),
JavaScript,

afin de :

exploiter nos Services,
analyser les tendances de trafic,
personnaliser le contenu et les fonctionnalités,
améliorer l’expérience utilisateur.

Ces technologies peuvent recueillir des informations telles que :

adresse IP,
localisation générale,
type de navigateur,
informations sur l’appareil,
pages consultées,
interactions avec le site ou la plateforme.

Nous utilisons aussi des outils tiers comme :

Google Analytics,
Amplitude,
Braze,
HubSpot,
intégrations LinkedIn,
et Rippling (pour la gestion des données de candidats).

Ces outils peuvent installer leurs propres cookies et traiter les renseignements conformément à leurs politiques de confidentialité respectives.

Vous pouvez modifier vos préférences ou désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Toutefois, cette désactivation pourrait nuire au fonctionnement ou à la performance du site ou de la plateforme.

Publicité fondée sur les centres d’intérêt (Interest-Based Advertising)

Certains services tiers (ex. LinkedIn, Google Ads) peuvent utiliser des cookies pour suivre votre navigation et vous présenter des publicités ciblées.

Dans certaines juridictions, cela peut être considéré comme du :

« partage » de renseignements personnels (ex. Californie – CCPA),
ou du ciblage comportemental inter‑contextuel (ex. Québec – Loi 25).

Pour vous désinscrire, vous pouvez utiliser :

Digital Advertising Alliance — optout.aboutads.info
Network Advertising Initiative — optout.networkadvertising.org

Consentement aux cookies et préférences

Dans les juridictions où la loi l’exige (Californie, Québec), nous nous efforçons de fournir aux utilisateurs des choix significatifs concernant l’utilisation de cookies non essentiels, y compris ceux utilisés pour :

le ciblage publicitaire,
l’analyse,
la personnalisation.

Pour plus d’information sur les types de cookies utilisés et la gestion de vos préférences, veuillez consulter notre Politique des témoins (Cookies Policy).

13. DIVULGATIONS RÉGIONALES

États‑Unis – Lois des États

SkillsWave opère via :

SkillsWave Corporation (Canada) ;
SkillsWave LLC (Maryland, États‑Unis).

Nous alignons nos pratiques sur les exigences des principales lois étatiques américaines, notamment :

CCPA/CPRA (Californie),
lois de Virginie, Colorado, Connecticut, Utah, lorsque pertinent.

Selon votre État de résidence, vos droits peuvent inclure :

accès, rectification, suppression ;
portabilité des données ;
possibilité de se retirer de certains types de traitement.

(Voir Section 9 – Vos droits.)

Au moment de la présente Politique, nous ne vendons pas et ne « partageons » pas vos renseignements personnels à des fins de publicité inter‑contextuelle dans les systèmes que SkillsWave contrôle.

Canada – Lois fédérales et provinciales

Nous respectons notamment :

la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA) ;
les exigences de la Loi 25 du Québec, lorsque pertinentes ;
les lois provinciales applicables.

Selon votre province, vos droits peuvent inclure :

accès, rectification, retrait du consentement, portabilité, déréférencement, etc.

(Voir Section 9 – Vos droits.)

14. MISES À JOUR DE LA POLITIQUE

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à l’occasion.

En cas de modification importante, nous fournirons un préavis raisonnable :

par courriel,
par avis dans la plateforme SkillsWave,
ou par bannière sur notre site Web.

Sauf indication contraire, les modifications prennent effet à la date de publication.

Votre utilisation continue des Services après l’entrée en vigueur des changements constitue votre acceptation de la version révisée.

15. NOUS CONTACTER

Nous nous engageons à répondre à toute question ou préoccupation concernant :

votre vie privée,
la collecte ou l’utilisation de vos renseignements personnels,
ou un usage inapproprié présumé de vos renseignements.

Notre Responsable de la confidentialité / Responsable de la protection des données veille au respect de la présente Politique et des lois applicables.

Pour toute question ou demande :

📧 Privacy@SkillsWave.com

Ou par courrier :

SkillsWave Corporation
À l’attention du Responsable de la confidentialité
c/o Catalyst Commons
137 Glasgow St., Suite 210, #5033
Kitchener, ON N2G 4X8
Canada

16. TRADUCTION FRANÇAISE

Cette Politique de confidentialité est rédigée en anglais.
Une version française est fournie à titre informatif et pour soutenir la conformité à la Charte de la langue française (Québec).

En cas de divergence entre la version anglaise et la version française, la version anglaise prévaut.

Dernière mise à jour : 30 janvier 2026

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